Сталкивался с похожей задачей несколько раз, так что могу поделиться опытом. Самое главное - найти фотографа, который специализируется именно на event-съемке, потому что это совсем другая специфика работы по сравнению с портретной или свадебной съемкой. Нужен человек, который умеет быстро ориентироваться, ловить важные моменты и при этом оставаться незаметным во время официальной части. Мы для последнего корпоратива нашли отличного специалиста, который не только качественно отснял все мероприятие, но и помог с планированием фотозон и групповых снимков. Получилось очень профессионально, руководство осталось довольно. Кстати, можно посмотреть примеры такой работы вот здесь https://innazubko.com/ и сразу оценить уровень. Ещё один совет - обязательно встреться с фотографом заранее, покажи площадку, обсудите освещение и технические моменты. Это сэкономит кучу времени в день мероприятия.